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Comment gérer sa boîte email quand on s’éloigne du bureau. Les principaux clients email ont tout ce qu’il faut.
Que ce soit quand vous partez en congés ou pour une autre raison, la question de savoir ce que vous faites de vos emails quand vous n’êtes pas au bureau se pose souvent. Et il faut aussi penser à l’avalanche de messages que vous pourriez recevoir et qui attendent une réponse à votre retour. Il y a des astuces et des techniques à mettre en place, que ce soit sur Gmail, Apple Mail, Outlook ou autre. Prenez le temps de mettre en pause votre boîte de réception, votre retour au travail n’en sera que plus facile.
Le message d’absence est un concept familier, mais rarement utilisé de manière optimale. Il ne suffit pas de laisser un petit mot disant que vous n’êtes pas là. Vous devez être précis, sur la date de votre retour, par exemple. Expliquer exactement la durée de votre absence, et le genre d’accès à vos emails que vous pourriez avoir, permet à l’autre de savoir à quoi il peut s’attendre. Si l’expéditeur sait que vous ne serez pas de retour avant telle date, il peut s’arranger en conséquence.
Vous pouvez aussi annoncer de but en blanc que vous ne lirez aucun email pendant votre absence. Votre retour au travail sera plus simple et les expéditeurs qui ont pris le temps de lire votre message d’absence sauront qu’ils peuvent vous contacter à ce moment.
Sur Gmail pour le web, le message d’absence se configure en cliquant sur la roue crantée dans le coin supérieur droit, puis en cliquant sur “Voir tous les paramètres”, “Général” et “Réponse automatique”. Sur Apple Mail, connectez-vous sur le portail web iCloud, cliquez sur l’icône en forme de roue crantée en haut à droite et sur “Préférences” puis “Réponse automatique”. Sur Outlook web, cliquez sur la roue crantée puis choisissez “Voir tous les paramètres Outlook”, “Email” et “Réponses automatiques”.
Vous utilisez peut-être déjà des règles et filtres pour gérer votre boîte de réception quand vous êtes au bureau. Ce peut être utile aussi quand vous n’y êtes pas. En marquant les emails entrants comme lus et en les archivant correctement, vous réduirez le nombre de messages non lus lors de votre retour.
L’efficacité du système dépend de votre travail, de votre utilisation des emails et de nombre d’autres facteurs. Vous pouvez faire en sorte que tous les emails internes de votre entreprise soient marqués comme lus et archivés quand vous ne travaillez pas. Ou peut-être appliquer un filtre sur les newsletters qui valent le coup d’être lues quand vous êtes au bureau, mais dont vous pouvez vous passer quand vous n’y êtes pas. Il s’agit en fait de faire en sorte que votre client mail gère les messages à votre place.
Sur Gmail, les filtres sont rangés dans “Voir tous les paramètres”, puis “Filtres et adresses bloquées” et “Créer un filtre”. Dans Apple Mail sur macOS, cliquez sur “Mail”, “Paramètres”, “Règles”, “Ajouter une règle”. Dans Outlook pour le web, cliquez sur la roue crantée, puis sélectionnez “Voir tous les paramètres Outlook”, “Email” et “Règles”.
Les principaux clients email ont tout ce qu’il faut
Plus votre boîte de réception est bien configurée, mieux ce sera à votre retour. Si vous êtes suffisamment courageux, vous pouvez tout marquer comme lu et tout archiver avant de partir en congés. Vous n’aurez alors qu’à gérer ce qui arrive pendant votre absence.
Autre point à envisager, si vous le pouvez : la délégation de la gestion de votre boîte de réception à un collègue. Même si ce n’est que pour vérifier les messages et marquer les plus importants. Vous pourriez aussi vouloir mentionner un contact ou deux pour aider lorsque vous êtes en congés dans votre réponse automatique.
Certains clients email ont des outils spécifiques très utiles. Sur Gmail pour le web, par exemple, vous pouvez glisser-déposer les messages entre les onglets et indiquer à Gmail de se souvenir de votre choix. Les messages entrants seront alors automatiquement rangés correctement à votre place et votre onglet “Principale” devrait être moins plein.
Un outil tiers comme Boomerang pour Gmail et Outlook vous permet de mettre en pause l’arrivée des emails pendant un certain temps. SaneBox, de son côté, déploie des algorithmes à base d’intelligence artificielle pour déterminer quels emails entrants sont vraiment importants.
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